Oy Rova-Rest Ab

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Oy Rova-Rest Ab:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 01.06.2018. Viimeisin päivitys 21.10.2020.

1. Rekisterinpitäjä

Oy Rova-Rest Ab ja sen operoimat toimipaikat:

2. Rekisteristä vastaavat yhteyshenkilöt

Raili Karvonen-Willman, hotellinjohtaja

Puh. 050 574 8505, s-posti: raili.karvonen-willman@sodankylahotel.fi

Hilla-Rina Palokari, toimitusjohtaja

Puh. 044 068 0144, s-posti: hilla-rina@palokari.fi  

3. Rekisterin nimi

Yrityksen matkustajatieto- ja markkinointirekisteri. 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)

– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena

– julkisen tehtävän hoitaminen tai

– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys). 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Oy Rova-Rest AB:ssä on seuraava:

Majoitus-, kokous- ja ravintolapalvelut
• Käsittelemme asiakkaan ja rekisterinpitäjän väliseen sopimukseen ja sen täytäntöönpanoon perustuen seuraavia tietoja: yhteystiedot (etu- ja sukunimi, osoite, postinumero, kaupunki, maa, sähköpostiosoite, puhelinnumero) ja maksutiedot (luottokortin numero, nimi luottokortissa, kortin erääntymiskuukausi ja -vuosi).
• Asiakkaan suostumukseen perustuen voimme käsitellä myös seuraavia tietoja:

  • Ravintola- ja kokouspalveluita varatessa asiakkaalta kerätään yhteys- ja maksutietojen lisäksi mahdolliset allergiatiedot.
  • Asiakkaan jättäessä meille käyntikorttinsa, tietoja voidaan myös liittää Oy Rova-Rest Ab:n asiakastietorekisteriin. 

• Rekisterinpitäjän oikeutetun edun* perusteella majoituspalveluiden tarjoamisen yhteydessä kerätään asiakkaalta tiedot myös kansalaisuudesta. Asiakkaalta voidaan kerätä myös asiakkaan kuljetustietoja, tulo- ja lähtöajat ja sekä lisätä avoimia tietoja asiakasprofiiliin.

Matkustajailmoitukset
• Matkustajailmoitusten käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen.
• Käsiteltävät tiedot: asiakkaan nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, kansallisuus, mukana matkustavan puolison ja alaikäisten lasten nimet, suomalaiset henkilötunnukset (tai sen puuttuessa syntymäajat), osoite, Suomeen saapumismaa, matkustusasiakirjan numero sekä saapumis- ja lähtöpäivämäärät. Lisäksi voidaan kirjata majoittumisen tarkoitus (kuten vapaa-aika, työ tai muu syy). Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain siltä osin, kuin ne ovat tarpeellisia Oy Rova-Rest AB:n liiketoiminnan kannalta seuraaviin tarkoituksiin:

  • palvelujen kehittämiseen, tuottamiseen, toimittamiseen ja tarjoamiseen
  • asiakassuhteen hoitamiseen ja hallintaan 
  • asiakaspalvelun tai tapahtumajärjestelyiden hoitamiseksi
  • laskutukseen ja luotonvalvontaan 
  • tiedottamiseen
  • palveluiden ja tuotteiden mainontaan ja markkinointiin, mm. suoramarkkinointiin ja sen kohdistamiseen asiakkaillemme
  • markkinointiviestinnän tarjoamiseksi, kohdentamiseksi ja kehittämiseksi (esim. markkinatutkimukset)
  • tilastollisiin tarkoituksiin
  • turvallisuuden varmistamiseen (kameravalvonta sekä poikkeamaraportointi).

Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja oikeutettujen etujemme mukaisesti. Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti suoraan sinulta itseltäsi puhelimitse, sähköpostilla, tai sähköisillä/tulostettavilla lomakkeilla asiakassuhteen hoitamista varten. Asiakaspalvelutilanteissa voidaan sinun ja Oy Rova-Rest Ab:n ja sen toimipaikkojen välistä viestintää, kuten esimerkiksi sähköpostiviestejä, tallentaa asiakaspalvelun kehittämiseksi ja sen sisällön todentamiseksi.

* Oikeutettu etu tarkoittaa rekisterinpitäjän toimintaan olennaisesti liittyvää käsittelyä, jonka asiakas voi kohtuullisesti olettaa kuuluvan rekisterinpitäjän toimintaan. Rekisterinpitäjän on usein käsiteltävä henkilötietoja voidakseen suorittaa liiketoimintaan liittyviä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyä ei tässä yhteydessä voida välttämättä perustella lakisääteisellä velvoitteella tai sopimuksen perusteella. Henkilötietojen käsittely voi kuitenkin olla perusteltua ”oikeutetun edun” perusteella. Tällöin tietojen käsittelystä oikeutetun edun perusteella on aina arvioitava etukäteen, ettei oikeutetun edun mukaisesta toiminnasta aiheudu vakavaa haittaa rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Satunnaisen yksityisasiakkaan tiedot säilyvät hotellijärjestelmässä 3kk. Kanta- ja sopimusyritysasiakkaiden tiedot säilytetään niin kauan, kunnes asiakas haluaa ne poistettavan. 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakkaan henkilötiedot kerätään aina sisäänkirjautumisen yhteydessä matkustajatieto-lomakkeelle laillisista syistä. Nämä henkilötiedot arkistoidaan ja välitetään paikallisille viranomaisille joka kuukausi.

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti hotellijärjestelmän käyttäjätunnuksilla. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Arkistohuoneeseen pääsy, jossa matkustajailmoituksia säilytetään on lukittu tila, johon vain avaimen haltijoilla on pääsy.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).